alkuun
Digitoidun materiaalin kuvakohtaiset tiedot laitetaan erilliselle tallentajan lomakkeelle. Pyydä omasi sähköpostitse osoitteella info@digiarkisto.org tai lataa se tästä.
Tallentajanlomake nimetään:
Kullekin jaksolle (esim. rippikirja 1740 – 1760) tehdään oma lomake. Jos lähde (filmirulla) vaihtuu kesken kirjan jatketaan kirjan tallennusta samalla lomakkeella, mutta merkitään hakasulkeilla kommentti rullan vaihtumisesta (lisäksi kirjan lähteeksi tulee merkitä kumpikin kirja, esim. JK 235-236 ja tiedostonimen lopussa _jk235-236). Jokainen kuva avataan katselua varten ja lomakkeeseen täytetään kuvan sisältö. Esim. vihityistä mitä ajankohtaa merkinnät koskevat tai rippikirjan sivulta sivun aloittavan kylän ja talon nimi. Näiden tietojen tarkoituksena on auttaa löytämään haetut kuvat helpommin. Kukin voi täyttää ne kykyjensä mukaan, eikä niiden tarvitse olla täydellisiä.
Kuvat nimetään aina ykkösestä alkaen numerojärjestyksessä. Esim. 1.jpg, 2.jpg...
Ylimääräiset kuvat siirretään sitä mukaan kansiosta pois. Nettiin ei viedä tuplakuvia. Vältä kuvan muokkaamista esim. kun käännät kuvan katselua varten, niin sulje se tallentamatta. Kuvan voit nimetä vaikka resurssinhallinan kautta.
Jos digitoiduista kuvista on vaikea tehdä tl-lomakkeita, voidaan kuvat muuntaa, esim. kääntää ennen lomakkeen tekoa, silloin kuvat tulee ensin toimittaa digiarkistoon ja muutostyön jälkeen hakea verkon yli ne uudestaan luettavaksi/nimettäväksi.
Tallennuslomakkeella on alussa ns. tunnistetiedot, joiden sisältö on kuvattu seuraavassa.
| Tieto | Tietosisältö | Esimerkki. |
Paikkakunta |
Paikkakunnan nimi. | Esim. Myrskylä / Rauma / Turku |
Seurakunta |
Seurakunnan nimi. (ei yleensä ole) | Esim. Ruukin srk / msrk / ksrk |
Kirja |
Kirjan nimi. | Esim. Rippikirja / Syntyneet / Kuolleet / Lastenkirjat / Vihityt / Väestöluettelo. |
Vuodet |
Käsiteltävä ajanjakso, muotoa vvvv-vvvv | Esim. 1790-1804. Huom. käytä aina kokonaisia vuosia älä lyhennä esim. 1790-99 vaan kirjoita 1790-1799. |
| Arkistotunniste | Arkistotunniste (löytyy arkistolaitoksen sivuilta) | Esim. I Aa1:13 |
Lähde |
Lähteen tunniste | Esim. Mikrofilmirullan tunniste JK 292 / TK 456 |
Sivut |
Kuvattavan kirjan sivut, mikäli niitä on kirjaan merkitty. Muotoa 1-123, 234-345 | Esim. 1-245. |
Kuvat |
Kuvien numerot. Muotoa 1-999. | Kuvat numeroidaan aina alkaen numerosta 1 ja siitä eteenpäin yhden numeron välein. Esim. 1-245. |
Kommentit |
Omia kommentteja varten, mikäli kirjassa on jotain erikoista tai ei ole ollut aivan varma miten olisi joku asia pitänyt merkitä tms. Kommentit tulevat näkyviin verkkosivuille. | Esim. tässä kirjassa on liian tuoreita tietoja nettiin laitettavaksi kuvat 45-99 koskevat vuosia 1881-1888. |
Digitoijan tunnus |
Digitoijan tunnusnumero. | Mikäli et ole vielä saanut omaa digitoijan tunnusta, täytä tämä lomake. Jos olet jäsen, jäsennumerosi on digitoijan tunnuksesi. |
Päiväys |
Päiväys, jolloin tallennuslomake täytettiin. Muotoa pp.kk.vvvv. |
Tunnistetietojen jälkeen tallennuslomakkeessa on kolme saraketta kuvien sisällön kuvaamiseen:
| Tieto | Tietosisältö |
| Kuvanumero | Kuvanumero alkaa aina numerosta 1 ja jatkuu
siitä nousevasti yhden numeron välein. |
| Kirjan sivu | Kuvattavan kirjan sivunro, mikäli se on
kirjaan merkitty. Esim. rippikirjoissa tällä on tärkeä merkitys kun seurataan tietyn
henkilön vaiheita rippikirjamerkinnöistä "tuli sivulta 88" ja "meni
sivulle 99". Kun sivut on merkitty tallentajalomakkeelle ne tulostuvat myös
hakemistosivulle webbiin ja lukijan on helppo löytää etsimänsä sivu nopeasti. |
| Alkaa | Kuvan sisällön kuvaus. Riville
kirjoitetaan kuvassa näkyvät sivun alkutiedot. Se voi olla vuosiluku tai esim.
rippikirjoissa sivun aloittavan kylän, talon nimi. Muuttokirjoissa voidaan merkitä esim.
muuttokirjannumero ja vuosi. Muut omat tulkinnat kirjataan <> -merkkien
väliin. Katso esim. 4 Kommentit, kuvanumero 9. |
| Esim.1 Syntyneet | ||
| Kuvanumero | Kirjan sivu | Alkaa |
| 1 | Kansilehti | |
| 2 | 1805 | |
| 3 | 1805 | |
| 4 | 1806 |
| Esim.2 Rippikirja | ||
| Kuvanumero | Kirjan sivu | Alkaa |
| 1 | Kansilehti | |
| 2 | 1 | Sorkka, Nya Arvela |
| 3 | 2 | Sorkka, Nya Arvela |
| 4 | 3 | Sorkka, Gamla Arvela |
| Esim.3 Muuttaneet | ||
| Kuvanumero | Kirjan sivu | Alkaa |
| 1 | 01 1831- sisäänmuuttaneet | |
| 2 | 01 1831- ulosmuuttaneet | |
| 3 | 22 1831- sisäänmuuttaneet |
Tallennusvaiheessa voi tulla vastaan myös asioita, joihin tallentaja haluaisi kommentoida. Tallennuslomakkeelle voi laittaa oman kommenttissa kirjaamalla sen tallennuslomakkeen riville ilman kuvanumeroa.
| Esim.4 Kommentit | ||
| Kuvanumero | Kirjan sivu | Alkaa |
| 1 | Kansilehti | |
| 2 | 1 | Sorkka, Nya Arvela |
| 3 | 2 | Sorkka, Nya Arvela |
| 4 | 3 | Sorkka, Gamla Arvela |
| <Tästä välistä näyttäisi puuttuvan sivu 4.> | ||
| 5 | 5 | Sorkka, Gamla Arvela |
| 6 | 6 | Sorkka, Nikula |
| 7 | 6 | Sorkka, Marcula |
| <Pappi on ilmeisesti kirjannut vahingossa kaksi kertaa sivun 6.> | ||
| 8 | 7 | Sorkka, Peldomaa |
| 9 | 8 | <Sorkka,> Knihti |
| 10 | 9 | <Tyhjä sivu> |
Periaatteena on että kaikki sivut kuvataan, näin ollen myös tyhjät sivut. Tyhjät sivut merkitään seuraavin tiedoin; kuvan numero kuten muissakin, Sivun numero, mikäli sivulla se on ja Alkaa/Kylä, talo -sarakkeeseen merkintä <Tyhjä sivu>. Katso esim. 4 kuvanro 10.